¿Cuáles son las herramientas que ofrece Office 365?

Office 365 es la más reciente suite de escritorio de Microsoft que está destinada a expandir el alcance de Microsoft Office por medio de una serie de características ideales para hacer más eficiente a un negocio, sin embargo, no se limita al ámbito empresarial sino que también comprende el uso para estudiantes y en el hogar.

El rasgo más característico de Office 365 es que cuenta con versiones web de todos los programas de Office, lo que significa que su razón de ser radica en el almacenamiento de información en ‘la nube’.

Con esto Office 365 cuenta con versiones en línea de todos los documentos de su negocio, lo que ideal para trabajadores que utilizan diversidad de dispositivos, que necesitan versiones para aplicaciones de escritorio y para dispositivos táctiles.

Las principales herramientas que ofrece Office 365 refieren al uso de la nube para almacenamiento de información:

¿Cuáles son las herramientas que ofrece Office 365?

OneDrive: Almacenamiento seguro

Por medio de OneDrive el usuario puede visualizar, editar y compartir archivos desde cualquier dispositivo conectado a internet, y cuenta con una cómoda cantidad de espacio de 1 TB. Esto permite que se puedan dejar de utilizar dispositivos de almacenamiento, al mismo tiempo que permite a terceros trabajar sobre un mismo documento, ya sean compañeros de trabajo o clientes, y también permite establecer restricciones sobre los documentos.

ExchangeOnline: Correo Corporativo

Office 365 también ofrece el servicio de correo electrónico ExchangeOnline que funciona bajo el dominio de su organización, que de igual manera establece su almacenamiento en la nube, con la particularidad de que estas cuentas disponen de 50 GB cada una y pueden recibir correos de hasta 25 MB. También este correo electrónico realiza las funciones de calendario organizador.

¿Cuáles son las herramientas que ofrece Office 365?
¿Cuáles son las herramientas que ofrece Office 365?

Skype Empresarial: reuniones virtuales

Otra herramienta que coloca a Office 365 como un servicio ideal para empresas es su acceso a Skype Empresarial para comunicación en tiempo real, como Cloud PBX y PSTN Conferencing, para realizar reuniones virtuales ilimitadamente con capacidad de hasta 250 participantes. Así también dispone de las llamadas de voz y la opción de compartir presentaciones en línea.
Además cuenta con características analíticas como Power BI Pro y funciones de seguridad como eDiscovery, Customer Lockbox, Safe Attachments y protección de pérdida de datos

En las versiones de Office 365, las suscripciones son anuales y puede estar instalado hasta en cinco equipos distintos con el mismo usuario, con las siguientes características:

Las últimas versiones de la suite de Office

Office 365 Home Premium incluye Word, Excel, PowerPoint y OneNote, además de Outlook e incluye 60 minutos de llamadas desde Skype a teléfonos tradicionales. El almacenamiento de los documentos se realiza con SkyDrive con una capacidad de 20 GB. Office 365 Small Business Premium además de las características anteriores incluye Lync e InfoPath que permite tener videoconferencias en alta definición. Además incluye 10 GB de almacenamiento profesional en la nube para la empresa más 500 MB por usuario.

Office 365: Herramientas para implementar la productividad

Office 365 irrumpe en las oficinas y las conversaciones de planificación para marcar una tendencia irreversible: aumentar la productividad y la calidad de las asignaciones. Hacer énfasis en rediseñar la comunicación interna ha dejado de ser un asunto protocolario para convertirse en un requisito obligatorio junto a la implementación de herramientas para cumplir objetivos.

Según el estudio de PwC, Millenials at work: Reshaping the workplace, la generación millennials en 2020 representará el 50 % de la población laboral en el mundo, y justamente este segmento está transformando los hábitos de trabajo en las empresas, por lo que, es importante incluir algunas previsiones dentro de la virtualización y digitalización en empresas, organizaciones o instituciones públicas.

No en vano en el estudio de PwC señala que el 41 % de los millenials prefiere comunicarse vía herramientas electrónicas que hacerlo en las reuniones rutinarias o a través de llamadas telefónicas, así mismo se inclinan por un acceso óptimo de la tecnología. Indiscutiblemente, toparse con procesos rígidos, lineales y desactualizados les genera graves problemas. Las soluciones Office 365 son indispensables para lidiar con estos obstáculos.

4 razones para adquirir un plan email Office 365

Seguridad Seguridad
Almacenamiento Almacenamiento
Herramientas de manejo Herramientas de manejo
Colaboración Colaboración

La palabra productividad es la regla eterna para cumplir metas, sin embargo, más que culminar una etapa, su objetivo es construir una red de colaboración. De acuerdo con el estudio de Forrester Wave, Enterprise Collaboration, Q4 2016, los tres pilares para incluir un esquema sólido son: integración, analítica y mensajería. Justamente Office 365 está transformando los valores que siempre han regido los ideales empresariales: el intercambio de ideas y opiniones entre los colaboradores a través de herramientas adaptas a los requerimientos internos.

¿Cómo Office 365 mejora los resultados de los colaboradores?

Olvide el apocalipsis e imagine que, al entregar los informes de fin de mes, pierdes los archivos y no existe un respaldo; mientras trata de arreglar el problema, se programa una reunión a última hora (presencial). En ese momento, deseará una videoconferencia corta o por fin darle los créditos al acceso a la nube, que además de ser una solución de almacenamiento es una base a la accesibilidad.

Aplicaciones enfocadas en flexibilizar los procesos de negocios, estas etapas deben ser incluyentes para mejorar la experiencia de los clientes y los usuarios, desde el área de marketing, soporte o el manejo de tecnologías de la información que permitan un contacto más cercano y menos burocrático.

El reemplazo del intranet centralizado para un desempeño óptimo de los colaboradores, en vez de una comunicación centralizada y unidireccional, las herramientas Office 365 establece vías de retroalimentación para que los mensajes y las opiniones internas cada vez sean compartidas y tomadas en cuenta. Los proveedores de servicios tecnológicos deben diseñar estrategias adaptadas en las dimensiones empresariales.

Relaciones con aliados y clientes. La productividad no siempre debe asociarse a la comunicación, sino a los canales utilizados para aprovechar el intercambio de ideas y propuestas con aliados claves y clientes.

¿Cómo Office 365 mejora los resultados de los colaboradores?

Mensajería interna. Office 365 incluye aplicaciones sencillas de comunicación, integrando seguridad, comodidad y eficiencia para compartir asignaciones y realizar el seguimiento de las tareas.

Política de prevención de datos. Office 365 se ha enfocado en atender las peticiones de los usuarios a través de una sola plataforma, el objetivo es mantener una experiencia de manejo unificada, optimizando los recursos y el tiempo invertido en productividad y seguridad de su organización u empresa.

Disponibilidad de la información en el móvil. Office 365 apuesta por una mejor productividad, adaptándose a los hábitos de los colaboradores. Las aplicaciones permiten una edición y visualización de documentos desde tablets o Smartphone. Estas oportunidades, gracias a la usabilidad de la nube y sus efectos.

Simplificación de las reuniones. El intercambio de ideas y compartir información es parte esencial de los negocios, sin embargo, las reuniones presenciales pueden ser tediosas para lograr que la mayoría de los colaboradores participen. Office 365 ha recortado las distancias y presentando nuevas herramientas para una comunicación interna ideal que evita gastar recursos innecesarios en reuniones; las nuevas funcionalidades de Skype for business se adaptan a sus insumos tecnológicos, logrando eficiencia, control y las últimas tendencias como: audio, formato HD. No se estrese más por las incomodidades para viajar, movilizarse y cargar manualmente la información de sus presentaciones.

En 2017, un cierre a la innovación es la muerte de la competitividad; únicamente la planificación acertada garantizará resultados positivos en su organización, siempre y cuando, no haya renuencia por la modernización de los procesos. Recuerde: la flexibilidad y la accesibilidad son los cimientos para un entorno laboral productivo.

Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la productividad y colaboración empresarial

Office 365 ha creado para el mundo empresarial herramientas que aumentan la productividad y sobre todo el espíritu de la colaboración; recientemente, Microsoft, lanzó nuevas funciones para los grupos de Office 365. Esta herramienta coincide a varias personas en un mismo entorno con el objetivo de compartir asignaciones, documentos, archivos o recursos imprescindible para cumplir con labores internas. Esta es la era donde la experiencia de un equipo se une en una sola plataforma y así ahorrar tiempo.

Aplicaciones que se ajustan a Office 365 groups para facilitar la colaboración

Grupos de Office 365 son claves para estructurar, almacenar y compartir información en una manera que sea accesible a diferentes miembros de los equipos a través del soporte seguro y administrable de esta herramienta Microsoft.

¿Cómo es la configuración del servicio de grupos de Office 365?

El usuario crea un nuevo grupo de colaboración.

La información y recursos de identidad de los miembros del grupo es creada en el Directorio Activo de Azure.

La información y recursos de identidad de los miembros del grupo es creada en el Directorio Activo de Azure.

Mejoras para la administración de grupos en Office 365

Los grupos de Office 365 son abiertos a la colaboración y la interacción entre compañeros, por eso, cualquier integrante de un equipo de su organización puede crear un grupo e instantáneamente compartir información útil a lo interno de la empresa sin necesidad de gastar tiempo adicional en juntas, reuniones o presentaciones de informes. Ahora, los administradores de departamentos TI accederán a nuevas funciones de administración de Grupos de Office 365 para responder a solicitudes de soporte de esta herramienta, además de obtener datos sobre hábitos de uso, control de directorios y asegurar los datos presentes en el grupo.

Restaurar grupos eliminados Restaurar grupos eliminados
Políticas de retención Políticas de retención
Administración de etiquetas Administración de etiquetas

Después de borrar un grupo de Office 365, se conserva de manera predeterminada durante 30 días, en ese período puede restaurar el grupo y los vínculos con otras aplicaciones de productividad a través de nuevos cmdlets de PowerShell.

Administrar el contenido del grupo a través de los ajustes en las políticas de retención para mantener la información requeridacc y eliminar aquella que ya no es necesaria. Por eso, los administradores ahora pueden crear sus políticas de retención aplicadas a las conversaciones internas y archivos compartidos en un solo paso, usando el centro de seguridad de Office 365.

Con etiquetas, será posible clasificar los correos electrónicos y documentos compartidos en los grupos de Office 365 para el sistema de administración de la empresa y aplicar las reglas de retención de acuerdo a esa clasificación.

Otras herramientas novedosas para los grupos de Office 365

Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la productividad y colaboración empresarial

1. Accesos de invitados:

Los colaboradores y miembros de los equipos en grupos de Office 365 brinda opciones de accesos a personas que están fuera de la organización (partners, clientes, aliados comerciales) en conversaciones, archivos, calendarios.

2. Actualización de distribución de grupos de Office 365:

El Centro de Administración de Exchange tiene una opción para actualizar los grupos de distribución a uno solo en los grupos de Office 365 con tan solo un clic.

3.Clasificación de datos:

El sistema de clasificación de datos en su grupo de Office 365 puede personalizarlo según la conveniencia o los requerimientos internos de información, ejemplo: no clasificado, confidencial o secreto.

Lea también: Herramientas para aumentar la productividad en Office 365

4. Políticas de usos:

La política de usos para los grupos de Office 365 para instruir a los usuarios en mejores prácticas que aporten a la efectividad en la comunicación interna.

5. Suscripción oculta:

Si prefiere que las membresías o suscripciones de los usuarios sea confidencial (ejemplo información sobre estudiantes), puede ocultar los perfiles de los usuarios de su grupo de Office 365 de otros miembros que no pertenecen a su organización.

6. Reportes de la actividad en los grupos de Office 365:

Estos informes incluyen propiedades o configuraciones del grupo, mensajes recibidos y almacenamiento de los buzones grupales que se han guardado. Esta función es clave para rastrear, buscar o consultar el historial de almacenamiento en los archivos del grupo.

Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la productividad y colaboración empresarial

¿Qué otras funciones aparecieron en los grupos de Office 365 durante el segundo trimestre del 2017?

Política de vencimiento

Se puso a disposición la alternativa de eliminar automáticamente un grupo de Office 365 y las aplicaciones sincronizadas después un período establecido. Los propietarios de los grupos recibirán una notificación en su cuenta de correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, en caso que el grupo esté en uso, podrán extender la fecha de caducidad. Una vez llegue la fecha del fin de plazo del grupo, el grupo se borrarán, sin embargo, puede ser restaurado por un administrador.

Política de naming en Azure Active Directory

Los administradores ahora pueden configurar una lista de palabras principales o genéricas a ser bloqueadas en los nombres de los grupos.

Teletrabajo y colaboración impulsada por Office 365

La empresa en la que labora “Juan”, le permite hacer teletrabajo cuando él lo requiera. Un día de tantos, solicitó la opción de trabajar desde su casa. El día fue perfecto, hasta que llegó el momento en el que debía enviar el informe solicitado por su superior.

A las 2:00 p.m., “Juan” envió el documento vía correo electrónico. Al cabo de dos horas, recibió una respuesta de su jefe solicitándole corregir algunos datos del archivo. De inmediato, “Juan” se puso en la labor. A las 7:00 p.m., “Juan” envió el informe con las correcciones hechas. Una hora después, el jefe le indicó que debía anexar otros datos necesarios para completarlo.

“Juan”, con menos entusiasmo, se enfocó en cumplir con la tarea. El documento fue reenviado, con las correcciones hechas, a la 1 de la madrugada. Con el cansancio visible en su rostro y 8 tazas de café en su estómago, solo deseaba irse a dormir.

Contento por cumplir con su obligación, se dispuso a cerrar todos los programas de su computadora. Antes de hacerlo, le llegó un correo de su jefe con el asunto: “corregir”. En ese momento, “Juan” deseó tener un medio más efectivo para comunicarse con su jefe.

También puede leer: ¿Qué es la computación en la nube y cuál son sus alcances?

Teletrabajo y colaboración en tiempo real, son dos actividades intrínsecamente relacionadas. Para evitar situaciones similares a la que vivió “Juan”, considere la posibilidad de migrar las operaciones de su empresa a la nube.

En ese aspecto, Office 365 de Microsoft es la plataforma más completa para el desarrollo eficaz del teletrabajo, pues la interacción y colaboración efectiva entre los empleados, es su principal característica.

Seguridad garantizada

Microsoft, es consciente de que la protección de los datos de su empresa, es una de las mayores preocupaciones que tiene al subir su información a la nube.

Pero descuide, porque Office 365 cuenta con sólidas directivas, controles y sistemas integrados, que le ayudarán a resguardar la información. Los datos almacenados en Office 365, son suyos. Lo que significa que usted tiene control absoluto sobre ellos.

Aumento en la productividad

Esta, es otra de las ventajas que adquirirá su empresa al utilizar Office 365. No importa si cuenta o no con una conexión a internet, o si está delante de su ordenador en la oficina o de camino a la playa. Siempre tendrá acceso a sus documentos para editarlos y compartirlos de manera segura.

Teletrabajo y colaboración, son dos términos que resaltan en Office 365.

Entre las facilidades que se obtienen al hacer uso de esta plataforma, están:

Los documentos pueden visualizarse y editarse de forma simple por clientes y compañeros de trabajo.

La colaboración sobre un documento se hace en la nube, por lo que intercambiarlo vía correo electrónico es innecesario.

Gracias a la integración de Skype, puede conectarse mediante mensajería, video o mensajes de voz, en tiempo real.

No hay servidores que requieran de su asistencia. Lo que se traduce en ahorro de dinero y tiempo.

Fácil acceso a su correo electrónico, ya que puede sincronizarse con todos sus dispositivos.

Es adaptable a las necesidades de su empresa. Posee distintos planes con los que puede aumentar o disminuir el número de aplicaciones. De ese modo, invertirá en lo necesario y nada más.

Acoplamiento perfecto con las herramientas que ya conoce. Puede sincronizar documentos con su escritorio, compartir presentaciones de PowerPoint, y verificar archivos entrantes y salientes desde la biblioteca de documentos online.

Teletrabajo y colaboración impulsada por Office 365

En definitiva, Office 365 es la solución más completa en el mercado. El trabajo nunca fue más sencillo. La facilidad de hacerlo desde cualquier lugar y en cualquier momento, permite elevar la eficiencia del colaborador.

Recuerde: la edición compartida de documentos en tiempo real, es más eficaz y segura; mediante el uso de una intranet de colaboración para todos los empleados. Lo que, además, le permite controlar toda la información de su empresa a través de controles de seguridad y privacidad.

Así que aquí lo tiene: productividad y seguridad al alcance de su bolsillo. Consulte sobre las ofertas existentes y olvídese de las situaciones estresantes como la que vivió “Juan”.

Correo Office 365: 7 formas para agilizar sus tareas

Seguramente está relacionado con el uso de las aplicaciones básicas de Office como: Word, PowerPoint o Excel, sin embargo, más allá de escribir un documento o realizar una presentación, existen otras funciones que serán provechosas para usted, sus partners, colaboradores o miembros del equipo. El correo Office 365 es la plataforma ideal para hospedar sus soluciones de email empresarial, así asegura una inversión eficiente en cuanto a productividad.

A menudo, ciertas empresas y organizaciones cuestionan la inversión de migrar a una solución de correo electrónico productiva, sin embargo, no se dan cuenta de su exposición a riesgos como: nula protección ante hackers, respaldo en caso de emergencias y escasas herramientas para colaborar en equipo. En este post le explicamos las principales ventajas de adquirir un servicio email corporativo.

Luego de consultar las características esenciales del correo Office 365 , escribanos para asesorarle en una correcta migración.

También puedes leer temas relacionados al almacenamiento aquí:
¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de documentos?

Las 7 características para agilizar sus tareas con el correo Office 365:

Correo Office 365: 7 formas para agilizar sus tareas

1. Direcciones de correo personalizadas para no acabar en la carpeta de Spam:

Las cuentas empresariales o corporativas del Correo Office 365 son claves para brindarle personalización a sus mensajes, de esta forma evita que sus mails terminen en la bandeja de spam o aún peor sean difíciles de identificar.

2. Movilidad:

La filosofía Bring Your Own Device (BYOD) ha motivado un esquema laboral multiplataforma, desde revisar la bandeja del correo electrónico en una cafetería hasta responder a los mensajes importantes desde su Tablet mientras está en casa. Una solución personalizada se adaptará a cualquier momento y dispositivo de preferencia.

3. Orden:

Con una solución inteligente como el correo Office 365 podrá organizar mejor su bandeja de entrada, así como marcar las conversaciones más importantes y tener a mano los mensajes claves para no invertir tiempo de más en búsquedas de emails.

4. Cero filtraciones y pérdidas de datos:

A través de una inversión en cuentas de correos electrónicos corporativosusted tendrá la confianza de respaldar sus datos. Gracias a opciones personalizadas es posible recibir notificaciones cuando haya riesgo de filtración de información confidencial o sensible como: números de tarjetas de créditos y estrategias.

5. Escalabilidad en el almacenamiento

Está cansado de los mensajes molestos cuando ha agotado su capacidad de almacenamiento en soluciones gratuitas de correos electrónicos. Junto a Office 365 mantenga en crecimiento constante su directorio e historial de conversaciones importantes, así evita a toda costa perder mensajes e información esencial. Las opciones productivas le permitirán escalar los costos de acuerdo con sus necesidades de almacenamiento.

6. Integración con otras herramientas de colaboración:

No pierda de vista la comunicación en equipo e integre sus archivos con aplicaciones como: OneDrive y Skype Empresarial, lo que promueve un entorno colaborativo claro mientras usted tiene reuniones o videoconferencias.

7. Facilidad para migrar a una solución de correo Office 365:

Migrar a una solución eficiente no significa que deba hacerse de la noche a la mañana, al contrario, debe ser un proceso paulatino y amigable. Gracias a asesores TI capacitados o a través del servicio de Microsoft de FastTrack podrá reducir hasta en un 30 % el tiempo dedicado a implementar la nueva solución.
Consulte sobre los hábitos tecnológicos más importantes y optimice las tareasque fomentarán el cumplimiento de tareas a través de procesos más productivos. No tenga miedo de migrar a una solución de correo electrónico, nosotros le acompañaremos en cada paso porque revolucionamos la manera de aprovechar la tecnología.

Correo Office 365: 7 formas para agilizar sus tareas

¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de sus documentos?

Si es la primera vez que se pregunta: ¿qué es one drive? Este es el momento indicado para aprender sobre la utilidad de esta herramienta. Imagínese en un viaje lejos de su oficina, mientras requiere editar un informe asignado a última hora y lo único que tiene a mano es su smartphone. No tiene a mano su laptop y es urgente completar la información. Afortunadamente, la tecnología de OneDrive es la aliada perfecta para situaciones imprevistas como esta.

OneDrive es una plataforma que permite almacenar archivos, documentos, material personal en un solo espacio, además puede compartir esta información con otras personas y tener accesos a ellos en cualquier dispositivo, no importa si es tablet, celular o laptop. Con OneDrive podrá crear un documento en su computadora de escritorio y editarlo en otro entorno de trabajo sin necesidad de guardarlo en USB o enviárselo a su dirección de correo electrónico. También podrá colaborar con otro compañero al mismo tiempo en la edición de archivos en Word, Excel, Power Point y OneNote.

¿Qué es OneDrive para los dispositivos móviles? OneDrive está preinstalado en Windows 10 y también es compatible con los siguientes dispositivos y sistemas operativos: PC, Mac, iOS y Android. OneDrive es esencial para entornos de trabajo que necesiten respaldar y asegurar información, así evitará la pérdida de documentos importantes.

¿Qué es One Drive para organización? Además de compartir y almacenar documentos, también podrá subir fotografías y organizar los álbumes en un orden fácil de encontrar. En dispositivos iOS es posible dibujar, firmar o subrayar cualquier archivo PDF. Otra de las ventajas importantes son las notificaciones en tiempo real que le dicen quién y cuándo está editando un documento.

OneDrive es una solución para la colaboración empresarial

Los colaboradores de su empresa tendrán importantes ventajas al usar OneDrive; las fortalezas de esta solución son la seguridad y las herramientas que protegen los datos e información clave.

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Almacenamiento Almacenamiento
Colaboración y uso compartido Colaboración y uso compartido
Almacenamiento Seguro Almacenamiento Seguro

El almacenamiento de archivos en OneDrive es similar a guardar documentos en el ordenador, no cualquier usuario puede acceder a esos archivos, esta opción le permite subir documentos en los que nadie más que usted deba acceder. Al guardarse en la web, podrá buscarlos de manera rápida, la sincronización online o sin conexión le garantiza la última versión del archivo.

Para subir archivos a One Drive puede hacerlo de varias maneras:

1. A través del sitio web de OneDrive:

Inicie sesión con su cuenta Microsoft y busque la ubicación o carpeta donde prefiera guardar el archivo, luego dé clic en el botón “cargar”, busque los archivos que desea subir y haga clic en “abrir”. Desde los navegadores Google Chrome y Microsoft Edge podrá cargar carpetas enteras.

2. Mover archivos a OneDrive a través del explorador de archivos

Copie y mueva archivos entre carpetas en OneDrive desde carpetas de su dispositivo, al hacerlo, los está quitando de su PC para almacenarlos en OneDrive.

3. A través de Microsoft Office y Office 365

Desde el documento de Office, dé clic en archivo, al estar en la opción Guardar como elija su OneDrive y luego seleccione la carpeta donde desee guardar el archivo.

¿Qué es OneDrive para la colaboración y el uso compartido de archivos? Con OneDrive podrá compartir fotos, documentos, archivos y carpetas, mientras no comparta ningún elemento, estos siguen siendo privados.

Compartir documentos para usuarios con una cuenta corriente (no empresarial)

Inicie sesión desde el sitio web de OneDrive y acceda con su cuenta Microsoft, una vez haya seleccionado el archivo o carpeta que quiera compartir en la parte superior de la página dé clic en la opción compartir, una vez haya dado en compartir, le aparecerá un cuadro con las siguientes opciones: obtener un vínculo y obtener correo electrónico.

Con las personas que compartirá el documento, puede asignarle diversos permisos, puede ver (ver, descargar o puede copiar) puede editar (agregar, eliminar archivos).

Almacenamiento seguro

¿Qué es OneDrive en seguridad? OneDrive tiene políticas de seguridad para proteger los datos, OneDrive cuida sus archivos de errores de hardware al guardar varias copias de cada archivo en servidores. Recuerde seguir estos pasos esenciales para mejor seguridad: crear contraseña segura, agregar información adicional a la cuenta Microsoft, usar verificación en dos pasos y hacer copia de seguridad.

¿Qué es SharePoint?

SharePoint es una de las más poderosas herramientas de productividad de negocios de toda la cartera de soluciones Microsoft. Permite a las personas comunicarse y colaborar como nunca antes se había visto.

Le permite crear su propio portal interno en pocos minutos y con unos pocos clics puede crear, editar y personalizar el contenido, con mínimas molestias y con casi ningún conocimiento previo en programación o diseño web. Se trata de una gran herramienta para mejorar la eficiencia de su personal al permitirles crear sus propias páginas web de departamento, aumentar la productividad mediante el uso de flujos de trabajo que permitirán acelerar la automatización de sus procesos internos y mucho más.

SharePoint está disponible a través de tres modalidades: Integrado dentro de los servicios de Windows Server, conocido como SharePoint Foundation; como suscripción a la nube a través de Office 365 y como un producto “Standalone” conocido como SharePoint Online Planes P1 y P2 y por último, como licencia de servidor a través de SharePoint Server 2013 (y pronto 2016). El lanzamiento de SharePoint Online como suscripción a la nube permitió que este estuviera más al alcance de las personas como nunca antes gracias al bajo costo de adquisición y facilidades de implementación y administración que ofrecen Office 365.

Si usted ya tiene SharePoint es muy probable que lo utilice únicamente como plataforma de intranet y colaboración y más probable aún que no esté sacándole el máximo provecho a su inversión. La siguiente es una breve descripción de los seis pilares sobre las cuales está fundamentado SharePoint:

Es importante recalcar que no todas las implementaciones de SharePoint proveen las mismas características, en el siguiente enlace podrá encontrar una tabla comparativa entre las dos plataformas principales de SharePoint, a saber: SharePoint Online y SharePoint Server y un detalle de sus características más sobresalientes: SharePoint Plans.

Ya sea como su portal corporativo utilizando para comunicación y noticias, un complemento a su repositorio de datos como un servidor de archivos departamental (File Server), una herramienta para realizar sus procesos de negocio con un valor costo-beneficio muy superior gracias a su poder de cómputo y su flexibilidad para llevar al mundo digital formularios, listas, bibliotecas de datos y mucho más, esto sin dejar de lado la extensa librería de aplicaciones disponibles en la Tienda de SharePoint donde podrá encontrar desde CRM, Help Desk, herramientas de inteligencia de negocios, dashboards, y más; SharePoint 2013 y SharePoint Online son poderos aliados para su negocio.

Si desea conocer más acerca del fascinante mundo de SharePoint y otras soluciones similares contáctenos, será un gusto poder ayudarle.

¿Qué es SharePoint?

¿Cómo influye SharePoint en la colaboración interna?

Todos tenemos un laberinto en nuestras vidas, rutas llenas de pendientes que nos frustran. Si en vez de crear enredos, nos comunicamos efectivamente con el resto, resolveremos las partes más agobiantes en la rutina de oficina.

Si se ha preguntado qué es SharePoint y cómo le ayudaría a organizarse mejor en su trabajo, esta es una explicación breve: SharePoint es una plataforma de intranet para alojar y compartir chats, información, referencias y documentos con tu equipo de trabajo. Estos portales internos son vitales al momento de colaborar de manera segura y efectiva con sus compañeros.

También puede leer: ¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de documentos?

La tecnología no se trata sólo de funcionalidades y características complejas, su alma radica en mejorar la experiencia de los usuarios. SharePoint fue calificado como herramienta líder en gestión de contenido empresarial y portales internos por Gartner en 2015.

¿Cuáles son los aportes de SharePoint en la colaboración interna?

No es un secreto que las empresas y organizaciones tratan de equilibrar sus finanzas, incluyendo optimizaciones o planes de ahorro, sin embargo, cuidar el presupuesto no significa dejar de invertir en los recursos esenciales de las empresas. Gracias a la herramienta SharePoint, usted podrá liderar transformaciones esenciales que le permitirán reducir el costo de activos TI (tiempo de mantenimiento, seguridad, actualizaciones y rendimiento del hardware y software para colaborar).

Potenciar el valor de las herramientas de colaboración

De acuerdo con los Datos del Estudio de Economía y Tecnologías Sociales del McKinsey & Company 2012, el 72 % de las empresas a nivel global usan alguna herramienta de tecnología social, sin embargo, la implementación completa debe acompañarse de mejores interacciones y hábitos de comunicación.

Este mismo informe también señala que llevar al máximo nivel el esquema colaborativo podría aumentar la productividad de una empresa hasta en un 20-25 % desde las siguientes acciones fundamentales: Respuestas a mails, búsqueda y almacenamiento de información, comunicación directa y asignación de roles. SharePoint es una plataforma que se adapta de manera flexible con soluciones en la nube y aplicaciones de Microsoft Office 365.

Consumar la innovación y el éxito

El intercambio de información a través de diversas plataformas empodera las nuevas ideas y refuerza la retroalimentación en equipo. SharePoint promueve la resolución de problemas al promover la participación del equipo, da la opción de crear pequeños sitios donde puede ir agregando recursos, enlaces e información esencial para respaldar su opinión.

Ya no pierda demasiado tiempo revisando historial, enviando de nuevo recursos o compartiendo varias veces la misma información; este portal evita que se pierdan las tareas y las noticias más importantes. El seguimiento en tiempo real permite mayores compromisos trabajar en pro de las metas de equipo.

Empoderamiento y participación de los colaboradores

La motivación es la razón para comprometerse con los objetivos de las empresas e instituciones; sin embargo, es complicado mantener a todos los colaboradores en la misma sintonía. Después de responderle qué es SharePoint, el siguiente paso es conocer cómo sacarle el máximo provecho durante renueva el proceso de comunicación de su empresa.

La conexión entre sus equipos de trabajos estará respaldada por seguridad y facilidad al encontrar la información. SharePoint estará con usted en todo momento, ya que se adapta a cualquier dispositivo móvil o de escritorio.

Recuerde que colaboradores bien informados y coordinados siguen patrones de crecimiento muy altos, con SharePoint podrá simplificar el flujo de documentos y automatizar las tareas más pequeñas, es momento de consolidar la colaboración de su equipo y hacer que las ideas fluyan de mejor manera.

Ahora no se trata de cuál aplicación trae más funcionalidades, es momento que su Departamento TI asuma el reto de comunicar al resto de colaboradores cómo sacar provecho a cada sistema de colaboración, aunque la automatización de procesos es inevitable, el entorno humano es esencial para cumplir las tareas esenciales.

5 ventajas de crear una cuenta en Outlook

Una de las sensaciones preferidas por los profesionales, es la de tener control sobre sus actividades y tareas. Por eso, los recursos tecnológicos son un factor principal para afianzar la seguridad al momento de colaborar en equipo. Crear una cuenta en Outlook, la solución email de Microsoft, es promover la productividad a través de sus poderosas funcionalidades. Inicie a potenciar la comunicación de su equipo con las excelentes ventajas de Outlook.

Las aplicaciones y software de Microsoft, han influido en la manera de cómo laboran los equipos. 125.000 empresas e instituciones de 181 países y 29 de idiomas han implementado grandes mejoras en sus sistemas de colaboración, de acuerdo con datos oficiales de Office 365.

En los últimos años, el uso de smartphones o teléfonos móviles ha cobrado relevancia, no sólo para el entretenimiento o la comunicación personal, sino también en la rutina profesional diaria. De acuerdo con datos oficiales de Microsoft, el 17 % de los colaboradores usarán dispositivos móviles para trabajar en el 2019 a nivel mundial. Por lo tanto, crear una cuenta en Outlook, como una solución email confiable, es un aspecto importante dentro de su experiencia de usuario en dispositivos iOS y android.

Sabemos que es un dolor de cabeza gestionar reuniones, documentos, archivos y mensajes mientras está fuera de la oficina o de su espacio de trabajo permanente, sin embargo, tener diversas aplicaciones y cuentas de correo electrónicos difíciles, puede complicarle las cosas. Nosotros apostamos por un uso unificado de la tecnología, por eso, le explicamos a continuación las ventajas de crear una cuenta en Outlook.

Si tiene múltiples cuentas de correo electrónico personales o corporativas alojadas en Outlook, Yahoo y Gmail, puede unificarlas en una sola bandeja de entrada para evitar tantas ventanas o aplicaciones abiertas en su laptop o celular.

Mejora el control de reuniones y conversaciones, al crear una cuenta en Outlook tendrá la ventaja de manejar su disponibilidad al programar reuniones y sesiones de trabajo. Estas funcionalidades le ayudarán a ahorrar más tiempo intentando contactar al resto de su equipo. Los canales de comunicación de Outlook como: audios, videos y chats de grupo le servirán de soporte cuando requiera el respaldo de sus proyectos.

No te olvides del hilo de otras conversaciones importantes, con Outlook usted podrá programar cuando desea ver mensajes claves, así no deja a un lado las conversaciones decisivas para su empresa u organización.

Facilita el anexo de documentos. Gracias a la organización de Outlook, podrá enviar el documento de manera rápida y sin tener que abrir tantas carpetas, ya que registra cuáles son los archivos que ha elaborado recientemente. También se sincroniza fácilmente con OneDrive, Drive y Dropbox, las plataformas de colaboración en la nube.

Finalmente, le recomendamos le saque provecho a la funcionalidad de respuestas automáticas cuando esté de vacaciones o en fines de semanas, así el contacto con partners, clientes o compañeros de trabajo seguirá siendo efectiva. El mensaje puede crearlo en dependencia del asunto; por ejemplo, dejar claro que volverá de vacaciones en una semana.

Es posible que vea al correo electrónico como una simple herramienta de envío de mensajes. Sin embargo, debe aprovechar grandes funcionalidades. Una vez se decida en crear una cuenta en Outlook, busque nuestro consejo y le brindaremos tips importantes que serán vitales durante largas jornadas de trabajo.

Microsoft Planner: el organizador de proyectos para Office 365

Recientemente Microsoft anunció la incorporación de una gran herramienta para los usuarios de Office 365; se trata del Microsoft Planner, que permitirá organizar todo el trabajo de una forma nueva y más productiva.

Recientemente Microsoft anunció la incorporación de una gran herramienta para los usuarios de Office 365; se trata del Microsoft Planner, que permitirá organizar todo el trabajo de una forma nueva y más productiva.

Una de las mejores características es que un panel de visualización desde el cual se podrá n administrar las notificaciones por correo electrónico para que todos los miembros del trabajo puedan estar al tanto del progreso en tiempo real.

Para los usuarios y administradores obtener esta herramienta no será necesario realizar alguna acción, la herramienta aparecerá automáticamente dentro del menú de Office 365.

La nueva herramienta que llegará durante las próximas semanas Microsoft Planner llegará a Office 365 Enterprise E1-E5, Business, Essentials, Premium y Education.