¿Qué es Microsoft 365?

Microsoft 365 es la suite de Microsoft que antes se conocía como Office 365. Esta solución tecnológica permite contratar las licencias por un año, a fin de fortalecer la colaboración online gracias a que el almacenamiento de la información se da en la nube.

Ventajas de usar la suite de Microsoft 365

Microsoft 365  permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y colaborar con los miembros del equipo o clientes en tiempo real. También tiene funcionalidades de videoconferencia y almacenamiento en la nube, aprovechando internet como herramienta de trabajo. 

Así los documentos están más seguros y las empresas logran optimizar los tiempos empleados en determinadas tareas, lo que significa un aumento en la productividad del colectivo.

Colaboración de equipo sin importar el lugar

Con Microsoft 365, puede usar Word, Excel, PowerPoint y Outlook mientras se encuentra offline gracias a las versiones de escritorio, las cuales se adquieren como si se compraran en la estantería. 

Usted tiene la facilidad de trabajar un documento desde el ordenador, y luego lo continuarlo de forma online; básicamente adquiere la ventaja de trabajar en todo momento y en cualquier lugar. 

Por ejemplo, cuando sincroniza la computadora con OneDrive al conectarse a internet, los documentos que guardó en el disco local (trabajo offline), se cargarán automáticamente, siempre que hayan sido editados con las aplicaciones del ordenador.

Seguridad ante cualquier riesgo

Todos somos objetivos de los ataques cibernéticos, incluso las cuentas empresariales, por lo que una empresa sin el asesoramiento adecuado en protección de datos queda vulnerable, y puede poner en riesgo la información confidencial que manejan algunos roles estratégicos de la misma. 

Por eso, es necesario asegurarse de que su compañía tenga el acompañamiento adecuado para defenderse ante tales amenazas. Con la suite de Microsoft 365 empresarial lo logra, ya que impulsa la colaboración y garantiza la seguridad de sus datos. De hecho, también cumple con los estándares claves en la industria y es compatible con FERPA, HIPAA, EU y otros requisitos de cumplimiento.

Facilidades de Microsoft 365 para las empresas

El centro de administración de Microsoft 365 se ha convertido en la revolución del trabajo colaborativo. Se ajusta a las necesidades de las empresas modernas y aprovecha al máximo las bondades que ofrece internet. Pensado en el usuario corporativo y sus menesteres, la solución ofrece la posibilidad de configurar la organización en la nube.

En consecuencia, usted como coordinador de TI en su empresa podrá:

  • Administrar a los usuarios, la facturación, el estado del servicio y los informes.
  • Crear usuarios fácilmente y establecer el nivel de permisos o restablecer contraseñas.
  • Acceder a los principales componentes administrativos de Microsoft 365, tal es el caso de SharePoint y Exchange, entre otros.
  • Configurar la seguridad relacionada con antispam y antimalware. 

En síntesis, con el centro de administración de Microsoft 365 usted tiene el control global de las aplicaciones. Cambia lo que considera necesario: directiva, fecha de expiración de contraseña; configura las preferencias del perfil y decida si los socios pueden acceder a su centro de administración o no.

Beneficios de Microsoft 365 para el teletrabajo

Las herramientas de Microsoft 365 se adaptan a los estilos de trabajo de sus colaboradores, incluso cuando estos laboran desde sus hogares. Entre las facilidades que ofrece esta suite se pueden mencionar:

  • Visualización y edición de archivos de forma colaborativa y en tiempo real.
  • Comunicación fluida al editar documentos en la nube.
  • Conexión permanente mediante mensajería instantánea, videollamadas y mensajes de voz.
  • Acceso sencillo a los servicios de correo electrónico desde cualquier dispositivo.

Herramientas de Microsoft 365 para el teletrabajo

Productividad

1. Microsoft Planner: con esta herramienta es sencillo lograr una gestión eficiente de las tareas, optimizando el tiempo y manteniendo un monitoreo constante sobre el avance de los distintos proyectos; especialmente útil para que los colaboradores sepan organizar por orden de prioridad sus quehaceres, tanto si trabajan en la oficina, como si laboran desde sus hogares. 

Lea más sobre esta herramienta aquí: Microsoft Planner: el organizador de proyectos para Microsoft 365

2. OneDrive: cuando se trata de ahorrar tiempo en la producción, revisión y edición de archivos, OneDrive es la mejor solución de la que puede disponerse. El trabajo en equipo y la productividad son un hecho con esta herramienta. Los colaboradores pueden disponer de los documentos en cualquier dispositivo y trabajar de forma cooperativa en tiempo real desde cualquier parte del mundo. 

Conozca más detalles de este software aquí: ¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de sus documentos?

3. Sharepoint: facilita la creación de sitios adecuados para la compartición de notas, archivos, eventos y otros elementos importante; con todo, SharePoint potencia el valor de las herramientas de colaboración; facilita la innovación y la consecución del éxito, mediante el intercambio fluido de información;  y permite el empoderamiento y la participación de los colaboradores, lo que estimula un ambiente proactivo. 

Conozca más detalles de este software aquí: ¿Qué es SharePoint y cómo influye en la colaboración interna?

Comunicación

1. Outlook: en los procesos de comunicación tanto interna como externa, este correo permite tener cuentas empresariales o corporativas que agregan formalidad e impiden que sus mensajes terminen en el spam. Además, el servicio se puede aprovechar desde cualquier dispositivo. 

Le compartimos con más detalle aquí: Correo Outlook: qué es, cómo funciona y cuáles son las ventajas de usarlo en su empresa

2. Microsoft Teams: con la actualización de esta herramienta que integra las funciones de Skype empresarial: chats, reuniones, llamadas, colaboración, integración de aplicaciones y almacenamiento de archivos en una sola interfaz, sus colaboradores podrán trabajar en equipo de manera eficiente, sin que haya límites para la comunicación de las tareas. 

Infórmese más aquí: 5 beneficios de usar Microsoft Teams en su empresa

3. Yammer: ayuda a establecer procesos de comunicación abierta como si se tratara de otra red social, pero dedicada exclusivamente a los quehaceres de la institución o la empresa. Facilita la discusión y resolución de conflictos a bajo y alto nivel. Influye en la creación de una cultura de diálogo, proactividad y trabajo en equipo. 

Lea más al respecto aquí: ¿Qué es y cómo se usa Microsoft Yammer?

¿Con cuál partner contratar el servicio de Microsoft 365 en Costa Rica y Panamá?

Tanto desde Costa Rica como desde Panamá se pueden adquirir los productos de Microsoft sin intermediarios. Basta con visitar el sitio oficial, elegir el software y el plan deseado, y pagar con tarjeta de crédito. Sin embargo, debe tomar en cuenta que la mayoría de las veces resulta más conveniente adquirir Microsoft 365 a través de una empresa autorizada o aliada de Microsoft.

En ese sentido, le recomendamos que considere a Conzultek, somos una empresa dedicada a brindar soluciones tecnológicas de alta calidad, con los servicios y productos ideales para mejorar la colaboración, la productividad y la ciberseguridad de organizaciones e instituciones. 

En 2018, Microsoft nos nombró partner del año en Costa Rica, como reconocimiento de las acciones que llevamos a cabo para satisfacer las necesidades tecnológicas de otras empresas pequeñas o medianas empresas, tanto en Costa Rica como en Panamá. 
Si usted adquiere con nosotros el servicio de Microsoft 365 para usar solo las herramientas que su empresa necesita, es decir, adecuadas a los roles. Obtendrá los siguientes beneficios adicionales:

Dashboards: plataforma de centralización de beneficios.

Soporte 24/7: servicio de soporte técnico personalizado.

Reportes: reporte de usabilidad de los principales workload del servicio, en los que puede identificar oportunidades de mejoras, y medir el provecho de la suscripción.

Office Genius: asesoría remota especializada para usuario final, enfocadas en el uso de las herramientas de la suite.

Webinars: participación exclusiva en webinars mensuales sobre el uso de todas las herramientas de la suite.

Nos gustaría ayudarle para mejorar la productividad y seguridad en su empresa. Tal es el caso de éxito de uno de nuestros de nuestros clientes: Instituto Costarricense de Puertos Pacíficos, Incop, quien está satisfecho con la atención brindada por nosotros.

¿Quiere sacarle el máximo provecho a las herramientas de Microsoft 365 con un proveedor que se preocupa por usted? Tenga una breve conversación con uno de nuestros asesores para que identifiquemos juntos las necesidades de su empresa, a fin de que adquiera las herramientas de Microsoft 365 que realmente requieren sus equipos.

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