¿Qué es Office 365?

Es una solución de Microsoft que permite contratar la licencia de la suite de Office por un año, a fin de fortalecer la colaboración online debido a que el modo en el que se almacena la información y se realizan los trabajos de oficina han cambiado por completo gracias al uso de la nube.

Herramientas de Office 365

Office 365 permite crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y colaborar con los miembros del equipo o clientes en tiempo real. También tiene funcionalidades de videoconferencia y almacenamiento en la nube, aprovechando internet como herramienta de trabajo. Así, los documentos están más seguros y las empresas logran optimizar los tiempos empleados en determinadas tareas, lo que significa un aumento en la productividad del colectivo.

Trabaje donde sea y cuando sea

Cuando tiene la facilidad de trabajar un documento desde el ordenador, y luego lo continúa de forma online, adquiere la ventaja de trabajar en todo momento y en cualquier lugar. Con Office 365, puede usar Word, Excel, PowerPoint y Outlook mientras se encuentra offline gracias a las versiones de escritorio, las cuales se adquieren como si se compraran en la estantería.

Cuando sincroniza la computadora con OneDrive al conectarse a internet, los documentos que guardó en el disco local (trabajo offline), se cargarán automáticamente, siempre que hayan sido editados con las aplicaciones del ordenador.

¿Qué es Office 365?
¿Qué es Office 365?

La seguridad es importante

Todos somos objetivos de los ataques cibernéticos, por lo que una empresa sin el apoyo correcto en protección de datos, queda vulnerable, principalmente, la información confidencial que manejan algunos roles estratégicos de la misma. Por eso, es necesario asegurarse de que su compañía tenga el acompañamiento adecuado para defenderse ante tales amenazas.

Office 365, además de impulsar la colaboración, es una suite que garantiza la seguridad de sus datos. De hecho, la suite cumple con los estándares claves en la industria y es compatible con FERPA, HIPAA, EU y otros requisitos de cumplimiento.

Puede que se pregunte cuáles son las novedades de Microsoft Office 2019 y si esta opción conviene más que Office 365. De ser así, le invitamos a leer más sobre Office 2019.

Office 365 vs. G Suite

Indudablemente, cuando se habla de colaboración online, Office 365 no está totalmente sola; también existe G Suite, una propuesta de Google con características similares, pero que no responde a las necesidades de todas las empresas, analicemos por qué.

Pros y contras de G Suite

La solución de Google también ofrece accesos offline, pero con algunas limitaciones, pues a pesar de ser una buena solución para el trabajo colaborativo, no comparte archivos sin conexión y no posee una resolución de conflictos para lidiar con las contradicciones de la edición offline.

Lo que sí es posible, es iniciar un archivo de Google Docs desde cero de modo offline. Lo único que se requiere es Google Chrome. Sin embargo, cuando el Docs se inicia en la nube y luego se trabaja sin conexión, las características online se pierden del todo; tal es el caso del corrector ortográfico, la importación de archivos y el acceso a los complementos previamente instalados.

En cuanto a protección, G Suite también posee un buen estándar de calidad con relación a los documentos almacenados en la nube. Es importante considerar que algunas capacidades esenciales de seguridad, más el apoyo continuo de soporte, están únicamente disponibles a través del servicio de terceros y con licencias separadas.

Esto último no representa una limitante, pero la idea de que terceros tengan acceso a su información puede causar un poco de temor. Es importante que, con G Suite, valide todas las políticas y términos del servicio relacionado a la información y la privacidad

¿Qué es Office 365?

¿Qué suite conviene adquirir?

Ambas soluciones cumplen con lo indispensable para desarrollar el trabajo desde la nube. Los apartados como la colaboración, la conexión entre personas y la seguridad de los datos son cubiertos satisfactoriamente.

Sin embargo, elegir una opción depende de lo que en verdad necesita. G Suite puede ser una excelente solución para colegas. Sus características son adecuadas para las personas que no se movilizan mucho. Aquellos usuarios casuales y menos presionado por asistir a una reunión o entregar un documento importante.

A nivel empresarial, la alternativa más completa es Office 365, ya que la integración completa con Windows y las aplicaciones de Microsoft Office, logran que el producto encaje perfectamente en el contexto de las empresas actuales.

La alternativa más completa es Office 365

Es la elección para el mundo de los negocios. Las empresas que tienen fuerza de trabajo distribuida a lo interno o externo del país, saben de la importancia de estar conectados. Office 365 facilita el trabajo desde su ordenador o la nube. Usted decide cómo, cuándo y dónde trabajar.

La suite de Google ofrece 3 planes comerciales: básico, de negocio y empresarial. En cambio, la alternativa de Microsoft es consciente de que hay empresas de todas las formas y tamaños. Por tanto, Office 365 ofrece numerosas licencias y suscripciones de las cuales escoger según las necesidades de su empresa. Además de contar con más de 3 diferentes planes para los pequeños, medianos y grandes negocios.

Del mismo modo, podrá adquirir la funcionalidad más avanzada con respecto a la protección de antivirus y gestión de derechos. Dicho lo anterior, si está buscando una solución que mejore los procesos de su empresa y elimine las dificultades generadas por la distancia, Office 365 es su elección.

Office 365 puede impulsar la productividad


Si desea profundizar sobre cómo Office 365 puede impulsar la productividad y la rentabilidad de su empresa, agende una sesión con uno de nuestros expertos.


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Facilidades de Office 365 para las empresas

El centro de administración de Office 365 se ha convertido en la revolución del trabajo colaborativo. Se ajusta a las necesidades de las empresas modernas y aprovecha al máximo las bondades que ofrece internet. Pensado en el usuario corporativo y sus menesteres, la solución ofrece la posibilidad de configurar la organización en la nube.

El nuevo centro de administración de Office 365 y su poder en la colaboración

Lo mejor de todo es que usted tendrá el control, ya que podrá administrar a los usuarios, la facturación, el estado del servicio y los informes. Del mismo modo, tiene la facilidad de crear usuarios y establecer el nivel de permisos o restablecer contraseñas.

En el centro de administración de Office 365 puede hacer toda su administración básica, y existen los enlaces para ayudar a un usuario que no sea de TI. Por ejemplo, puede restablecer una contraseña, verificar el estado de sus portales y características, y ver qué tan activos son sus usuarios.

Además, tiene la facilidad de acceder a los principales componentes administrativos de Office, tal es el caso de SharePoint y Exchange, entre otros. También puede acceder a las configuraciones de seguridad relacionadas con antispam y antimalware. Incluso, se le permite adecuar la protección de los dispositivos a través de las modificaciones de Intune y MDM.

Con el centro de administraciones de Office 365 usted tiene el control global de las aplicaciones. Cambie lo que considere necesario: directiva, fecha de expiración de contraseña, configure las preferencias del perfil y decida si los socios pueden o no acceder a su centro de administración.

Consulte el uso de Office 365

Las herramientas son importantes, pero lo es aún más el aprovechamiento de estas. La correcta utilización de las aplicaciones garantiza una mejora en la productividad del colaborador.

Por esa razón, resulta conveniente echar un vistazo a la manera en que se usa Office 365 en la empresa, mediante los informes detallados sobre el uso de los correos electrónicos, activaciones de Office, consultas de detalles adicionales y el historial del estado del servicio.

El panel también permite abrir centros administrativos de Exchange, Skype Empresarial, SharePoint, entre otros. Cada uno de ellos incluye sus propias configuraciones.

Exchange, Skype Empresarial

Facilidades de Office 365 para las empresas

Manténgase al día con las actualizaciones

Mediante el centro de mensajes, podrá realizar un seguimiento de los futuros cambios en las características y servicios del centro administrativo, lo que permitirá prepararse para las actualizaciones con antelación. Esto implica comprender cómo puede afectar los cambios y adaptarse a ellos, por lo que, como directivo TI tendrá mejor control de los procesos.

 

Facilidades de Office 365 para las empresas

Beneficios de Office 365 para el trabajo a distancia o teletrabajo

El teletrabajo continúa ganando adeptos alrededor del mundo. Costa Rica y Panamá no son países ajenos a este fenómeno. De hecho, el Primer informe sobre el teletrabajo en Costa Rica, elaborado por el Centro Internacional para el Desarrollo del Teletrabajo (CIDTT), indica datos sorprendentes.

Según este documento, los teletrabajadores son capaces de ahorrarse 60 horas mensuales y más de $500 anuales solo por no tener que transportarse hasta sus oficinas. Si a esto se le suman otros elementos en los que los colaboradores a distancia no deben gastar, la cifra llega casi al doble.

Aunque aún falta que se consolide el la iniciativa de ley de teletrabajo en Costa Rica, esta modalidad ya es aplicada por el 21 % de las empresas privadas y el 29,7 % de las instituciones públicas. En Panamá sucede una situación similar, pues su economía, orientada a servicios, es un foco para las operaciones empresariales globales y regionales. Se calcula que unas 46 empresas están empleando a teletrabajadores. En otros continentes, el trabajo a distancia se consolida con mayor velocidad. Por ejemplo, en España 1 de cada 14 colaboradores trabaja desde su hogar.

Ante estos cambios en la cultura laboral en todo el mundo, las empresas se ven obligadas a buscar opciones tecnológicas que les ayuden a responder a los retos que el contexto les plantea. Aquí es donde Office 365 destaca como la opción que ofrece mejores y mayores beneficios cuando se trata de trabajo a distancia.

Modelos de teletrabajos potenciados con las herramientas digitales de Office 365

Las herramientas de Office 365 se adaptan a los estilos de trabajo de sus colaboradores, aún cuando estos laboran desde sus hogares. Por ejemplo, SharePoint, OneDrive y Microsoft Teams resultan ideales para quien trabaja por la noche, desde casa, o bien, para quien viaja constantemente.


Si desea conocer más sobre estos modelos de trabajo y la importancia de Office 365 para el teletrabajor, descargue nuestro ebook Office 365: la clave para mejorar la colaboración en el trabajo a distancia.

Entre las facilidades que ofrece la suite de Microsoft a la hora de hacer teletrabajo, se pueden mencionar:

Visualización y edición de archivos de forma colaborativa y en tiempo real.
Comunicación fluida al editar documentos en la nube.
Conexión permanente mediante mensajería instantánea, videollamadas y mensajes de voz.
Acceso sencillo a los servicios de correo electrónico desde cualquier dispositivo.
Adecuación de sus planes a todo tipo de necesidades: con Office 365 se invierte lo justo por paquetes que responden al contexto de las empresas.

¿Quiere saber más sobre cómo la suite de Microsoft facilita el trabajo a distancia y el esfuerzo en equipo?

Preparamos este artículo para que profundice en el tema:

Teletrabajo y colaboración impulsada por Office 365.

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Por eso, en este apartado, ahondaremos en la descripción de algunas herramientas de Office 365 que ayudan a aumentar la productividad y facilitar la comunicación en equipos de cualquier tamaño. También, le compartimos enlaces a algunas notas donde podrá ampliar sus conocimientos sobre la suite de Microsoft.

Por eso, en este apartado, ahondaremos en la descripción de algunas herramientas de Office 365 que ayudan a aumentar la productividad y facilitar la comunicación en equipos de cualquier tamaño. También, le compartimos enlaces a algunas notas donde podrá ampliar sus conocimientos sobre la suite de Microsoft.

Productividad

Microsoft Planner

Con esta herramienta es sencillo lograr una gestión eficiente de las tareas, optimizando el tiempo y manteniendo un monitoreo constante sobre el avance de los distintos proyectos; especialmente útil para que los colaboradores sepan organizar por orden de prioridad sus quehaceres, tanto si trabajan en la oficina, como si laboran desde sus hogares. Lea más sobre esta herramienta aquí: Microsoft Planner: el organizador de proyectos para Office 365

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo
Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

OneDrive

Cuando se trata de ahorrar tiempo en la producción, revisión y edición de archivos, OneDrive es la mejor solución de la que puede disponerse. El trabajo colaborativo y la productividad son un hecho con esta herramienta. Los colaboradores pueden disponer de los documentos en cualquier dispositivo y trabajar de forma cooperativa en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Conozca más detalles de este software, aquí:¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de sus documentos?

SharePoint

Facilita la creación de sitios adecuados para la compartición de notas, archivos, eventos y otros elementos importante; con todo, esta herramienta potencia el valor de las herramientas de colaboración; facilita la innovación y la consecución del éxito, mediante el intercambio fluido de información; y permite el empoderamiento y la participación de los colaboradores, lo que estimula un ambiente proactivo. En esta nota, le compartimos más información al respecto: ¿Qué es SharePoint y cómo influye en la colaboración interna?

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Comunicación

Correo Office

en los procesos de comunicación tanto interna como externa, el correo Office permite tener cuentas empresariales o corporativas que agregan formalidad e impiden sus mensajes terminen en el spam. Además, el servicio se puede aprovechar desde cualquier dispositivo, cuenta con respaldo y ofrece otras ventajas que le compartimos con más detalle aquí: Correo Office 365: 7 formas para agilizar sus tareas

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo
Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Office Groups

permite que varias personas se coordinen con eficiencia para compartir tareas, archivos y comunicaciones, a fin de cumplir sus objetivos empresariales o institucionales. Su uso resulta esencial para la estructuración, el almacenamiento y la compartición de datos de forma accesible, segura y administrable. Entérese de más leyendo: Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la colaboración empresarial

Microsoft Teams

Con la actualización de esta herramienta que integra las funciones de Skype empresarial: chats, reuniones, llamadas, colaboración, integración de aplicaciones y almacenamiento de archivos en una sola interfaz, sus colaboradores podrán trabajar en equipo de manera eficiente, sin que haya límites para la comunicación de las tareas. Infórmese más aquí: 5 beneficios de usar Microsoft Teams en su empresas

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo
Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Yammer

Ayuda a establecer procesos de comunicación abierta como si se tratara de otra red social, pero dedicada exclusivamente a los quehaceres de la institución o la empresa. Facilita la discusión y resolución de conflictos a bajo y alto nivel. Influye en la creación de una cultura de diálogo, proactividad y trabajo en equipo. Lea más al respecto aquí: ¿Qué es Yammer?

 

¿Le interesa conocer más sobre cómo puede ayudarle la suite de Microsoft a potenciar la productividad de su equipo de trabajo? Descubra las 5 beneficios de usar Microsoft Teams en su empresa que aumentarán la eficiencia de su equipo e impulsará su productividad.

Ofertas de Office 365 en Costa Rica y Panamá

Tanto desde Costa Rica como desde Panamá se pueden adquirir los productos de Microsoft sin intermediarios. Basta con visitar el sitio oficial, elegir el software y el plan deseado, y pagar con tarjeta de crédito. Sin embargo, debe tomar en cuenta que la mayoría de las veces resulta más conveniente adquirir Office 365 a través de una empresa autorizada o aliada de Microsoft; le cuento por qué:

Microsoft Partner: una buena opción

Alrededor del mundo, Microsoft posee una serie de socios o partner a los cuales autoriza para distribuir su software. Estas empresas aliadas a la gran compañía de la informática, no se limitan a ofrecer los productos, también ofrecen servicios extra que los complementan.

Es decir, si usted adquiere Office 365 directamente con Microsoft tendrá:

Acceso a la suite desde cualquier dispositivo
Versiones premium de las herramientas Office
Almacenamiento de OneDrive con seguridad avanzada
Soporte técnico

Pues bien, los mejores partner de Microsoft ofrecen todo esto y más; proporcionan servicios que ayudan a empresas e instituciones a resolver sus necesidades informáticas, con rapidez y calidad.

¿Por qué adquirir Office 365 con Conzultek?

En ese sentido, le recomendamos que considere a Conzultek, una empresa dedicada a brindar soluciones tecnológicas de alta calidad, con los servicios y productos ideales para mejorar la colaboración, la productividad y la ciberseguridad de organizaciones e instituciones.

En 2018, Microsoft nombró a Conzultek partner del año en Costa Rica. por como reconocimiento de las acciones que lleva a cabo para satisfacer las necesidades tecnológicas de otras empresas, tanto en Costa Rica como en Panamá.

Si usted adquiere la suite de Office 365 con Conzultek, además de todos los productos y servicios, sin costos adicionales, que presentamos a continuación, podrá combinar con el asesoramiento especializado las herramientas de Office 365 que su empresa necesita, es decir, adecuadas a los roles.

Soporte técnico 24/7
Reportes mensuales sobre la usabilidad de los workload del servicio
Capacitaciones personalizadas y grupales para todos los miembros de su empresa
Asesoría remota para el uso de cada una de las herramientas de Office 365

La misión principal de Conzultek es aumentar la productividad, rentabilidad y seguridad de forma tangible a sus clientes. Tal es el caso de éxito de uno de nuestros de ellos: Instituto Costarricense de Puertos Pacíficos, Incop, quien está satisfecho con la atención brindada por Conzultek.

¿Quiere aumentar la rentabilidad de su empresa solo usando las herramientas necesarias?

Tenga una breve conversación con uno de nuestros asesores para que identifiquemos juntos las necesidades de su empresa, a fin de que adquiera las herramientas de Office 365 que realmente requieran sus equipos.

 

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