¿Qué es Office 365?

El modo en el que se almacena la información y se realizan los trabajos de oficina han cambiado por completo gracias al uso de la nube. Con el pasar del tiempo, surgieron diversas opciones con las cuales se aprovechan al máximo los beneficios del trabajo en internet. Así se estableció Office 365 como la principal alternativa para la colaboración online.

Herramientas de Office 365

Con Office 365 es posible crear documentos, hojas de cálculo, presentaciones y colaborar con los miembros del equipo o clientes en tiempo real. También ofrece funcionalidades de videoconferencia y almacenamiento en la nube, aprovechando internet como herramienta de trabajo.

Con ese modo de trabajo, los documentos están más seguros y las empresas optimizan los tiempos empleados en determinadas tareas, significando un aumento de la productividad del colectivo

Trabaje donde sea y cuando sea

Cuando tiene la facilidad de trabajar un documento desde el ordenador, y luego lo continúa de forma online, adquiere la ventaja de trabajar en todo momento y en cualquier lugar.

Con Office 365, puede usar Word, Excel, PowerPoint y Outlook mientras se encuentra offline gracias a las versiones de escritorio, las cuales se adquieren como si se compraran en la estantería.

Al sincronizar la computadora con OneDrive, tiene la ventaja de guardar documentos en el disco local (trabajo offline), y al conectarse a internet, estos documentos, editados con las aplicaciones del ordenador, se cargarán automáticamente en OneDrive.

¿Qué es Office 365?
¿Qué es Office 365?

La seguridad es importante

Todos somos objetivos de los ataques cibernéticos que pueden causar daños considerables en la información de la empresa. Por eso, es necesario asegurarse de que su compañía tenga el apoyo correcto para defenderse ante tales amenazas.

Office 365, además de impulsar la colaboración, es una suite que ofrece seguridad, privacidad y un conjunto de normativas en las cuales puede confiar. Microsoft es muy transparente al informar dónde se almacenan sus datos y quién tiene acceso a ellos. De hecho, la suite cumple con los estándares claves en la industria y es compatible con FERPA, HIPAA, EU y otros requisitos de cumplimiento.

Videoconferencias

Office 365 posee aplicaciones de calidad para realizar videollamadas.Skype for Business es una herramienta que implementa el protocolo de seguridad VoIP al efectuar llamadas a colaboradores y a usuarios de otras compañías. Adicionalmente, está habilitado para realizar llamadas a teléfonos fijos.

Skype for Business es el sistema de voz en la nube que supera al servicio tradicional de telefonía pública.

Gracias a que es una aplicación integrada con Office 365, la conexión entre colaboradores es efectiva mediante las tarjetas de contactos presentes en todas las aplicaciones de la suite. Manténgase conectado desde su móvil, tablet u ordenador, basta con que tenga acceso a internet.

Puede que se pregunte cuáles son las novedades de Microsoft Office 2019 y si esta opción conviene más que Office 365. De ser así, le invitamos a leer más sobre Office 2019.

¿Qué es Office 365?

Office 365 vs. G Suite

Indudablemente, cuando se habla de colaboración online, Office 365 no está totalmente solo; también existe G Suite, una propuesta de Google con características similares, pero que no responde a las necesidades de todas las empresas.

Pros y contras de G Suite

La solución de Google también ofrece accesos offline, pero con algunas limitaciones. G Suite, a pesar de ser una buena solución para el trabajo colaborativo, no comparte archivos sin conexión y no posee una resolución de conflictos para lidiar con las contradicciones de la edición offline. Lo que sí es posible, es iniciar un archivo de Google Docs desde cero de modo offline. Lo único que se requiere es Google Chrome.

Sin embargo, cuando el Docs se inicia en la nube y luego se trabaja sin conexión, las características online se pierden del todo; tal es el caso del corrector ortográfico, la importación de archivos y el acceso a los complementos previamente instalados.

En cuanto a protección, G Suite también posee un buen estándar de calidad con relación a los documentos almacenados en la nube. Es importante considerar que algunas capacidades esenciales de seguridad, más el apoyo continuo de soporte, están únicamente disponibles a través del servicio de terceros y con licencias separadas.

Esto último no representa una limitante. Sin embargo, la idea de que terceros tengan acceso a su información puede causar un poco de temor. Es importante que, con G Suite, valide todas las políticas y términos del servicio relacionado a la información y la privacidad.

¿Qué suite conviene adquirir?

Ambas soluciones cumplen con lo indispensable para desarrollar el trabajo desde la nube. Los apartados como la colaboración, la conexión entre personas y la seguridad de los documentos, son cubiertos satisfactoriamente.

Sin embargo, elegir una opción depende de lo que en verdad necesita. G Suite puede ser una excelente solución para colegas. Sus características son adecuadas para las personas que no se movilizan mucho. Aquellos usuarios casuales y menos presionado por asistir a una reunión o entregar un documento importante.

A nivel empresarial, la alternativa más completa es Office 365.

Por otra parte, Office 365 tiene integración completa con Windows y las aplicaciones de Microsoft Office, logrando que el producto encaje perfectamente en el contexto de las empresas actuales.

Es la elección para el mundo de los negocios. Las empresas que tienen fuerza de trabajo distribuida a lo interno o externo del país, saben de la importancia de estar conectados.

Office 365 facilita el trabajo desde su ordenador o la nube. Usted decide cómo, cuándo y dónde trabajar.

La suite de Google ofrece 3 planes comerciales: básico, de negocio y empresarial.

En cambio, la alternativa de Microsoft es consciente de que hay empresas de todas las formas y tamaños.

Por tanto, Office 365 ofrece numerosas licencias y suscripciones de las cuales escoger según las necesidades de su empresa. Además de contar con 3 diferentes planes para los pequeños y medianos negocios, los clientes empresariales tienen cuatro opciones de plan para elegir.

Del mismo modo, podrá adquirir la funcionalidad más avanzada con respecto a la protección de antivirus y gestión de derechos. Dicho lo anterior, si está buscando una solución que mejore los procesos de su empresa y elimine las dificultades generadas por la distancia, Office 365 es su elección.


Si desea profundizar a detalle sobre cómo Office 365 puede impulsar la productividad de su empresa, puede agendar una sesión con uno de nuestros expertos que le dirá las ventajas de utilizar la suite de Microsoft.


Office 365: colaboración y productividad exponenciada

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Facilidades de Office 365 para las empresas

Por todos los recursos mencionados y su nuevo centro de administración, Office ha dejado de ser el patito feo de la usabilidad, para convertirse en el cisne soñado de los implementadores de la Tecnología de la Información (TI) en las empresas. El nuevo portal es fácil de usar tanto para los ninjas de TI, como para administradores que no pertenecen al área.

Office 365 se ha convertido en la revolución del trabajo colaborativo. Se ajusta a las necesidades de las empresas modernas y aprovecha al máximo las bondades que ofrece internet. Pensado en el usuario corporativo y sus menesteres, la solución ofrece la posibilidad de configurar la organización en la nube mediante el centro de administración de Office 365.

El nuevo centro de administración de Office 365 y su poder en la colaboración

En el centro de administración de Office 365 puede hacer toda su administración básica, y existen los enlaces para ayudar a un usuario que no sea de TI. Por ejemplo, puede restablecer una contraseña, verificar el estado de sus portales y características, y ver qué tan activos son sus usuarios.

Además, tiene la facilidad de acceder a los principales componentes administrativos de Office, tal es el caso de Skype Empresarial, SharePoint, Exchange, correo electrónico, entre otros. También puede acceder a las configuraciones de seguridad relacionadas con antispam y antimalware. Incluso, se le permite adecuar la protección de los dispositivos a través de las modificaciones de Intune y MDM.

Con el centro de administraciones de Office 365 usted tiene el control global de las aplicaciones. Cambie lo que considere necesario: directiva, fecha de expiración de contraseña, configure las preferencias del perfil y decida si los socios pueden o no acceder a su centro de administración.

Consulte el uso de Office 365

Las herramientas son importantes, pero lo es aún más el aprovechamiento de estas. La correcta utilización de las aplicaciones garantiza una mejora en la productividad del colaborador.

Por esa razón, resulta conveniente echar un vistazo a la manera en que se usa Office 365 en la empresa, mediante los informes detallados sobre el uso de los correos electrónicos, activaciones de Office, consultas de detalles adicionales y el historial del estado del servicio.

El panel también permite abrir centros administrativos de Exchange, Skype Empresarial, SharePoint, entre otros. Cada uno de ellos incluye sus propias configuraciones.

Facilidades de Office 365 para las empresas
Facilidades de Office 365 para las empresas

Manténgase al día con las actualizaciones

Mediante el centro de mensajes, podrá realizar un seguimiento de los futuros cambios en las características y servicios del centro administrativo, lo que permitirá prepararse para las actualizaciones con antelación. Esto implica comprender cómo puede afectar los cambios y adaptarse a ellos.

El centro administrativo de Office 365 es la herramienta necesaria para configurar la organización de la nube y que le permite, como directivo TI, tener mejor control de los procesos.

¿Le interesa saber cómo puede ayudarle la suite de Microsoft a potenciar la productividad de su equipo de trabajo? Descubra las herramientas de Office 365 que aumentarán la eficiencia de su equipo e impulsará su productividad.

Beneficios de Office 365 para el trabajo a distancia o teletrabajo

El teletrabajo continúa ganando adeptos alrededor del mundo. Costa Rica y Panamá no son países ajenos a este fenómeno. De hecho, el Primer informe sobre el teletrabajo en Costa Rica, elaborado por el Centro Internacional para el Desarrollo del Teletrabajo (CIDTT), indica datos sorprendentes.

Según este documento, los teletrabajadores son capaces de ahorrarse 60 horas mensuales y más de $500 anuales solo por no tener que transportarse hasta sus oficinas. Si a esto se le suman otros elementos en los que los colaboradores a distancia no deben gastar, la cifra llega casi al doble.

Aunque aún falta que el teletrabajo se consolide como parte de la cultura laboral en Costa Rica, esta modalidad ya es aplicada por el 21 % de las empresas privadas y el 29,7 % de las instituciones públicas.

En Panamá sucede una situación similar, pues su economía, orientada a servicios, es un foco para las operaciones empresariales globales y regionales. Se calcula unas 46 empresas empleando a teletrabajadores.

En otros continentes, el trabajo a distancia se consolida con mayor velocidad. Por ejemplo, en España 1 de cada 14 colaboradores trabaja desde su hogar.

Ante estos cambios en la cultura laboral en todo el mundo, las empresas se ven obligadas a buscar opciones tecnológicas que les ayuden a responder a los retos que el contexto les plantea. Aquí es donde Office 365 destaca como la opción que ofrece mejores y mayores beneficios cuando se trata de trabajo a distancia.

Modelos de teletrabajos potenciados con las herramientas digitales de Office 365

Las herramientas de Office 365 se adaptan a los estilos de trabajo de sus colaboradores, aún cuando estos laboran desde sus hogares. Por ejemplo, Microsoft Teams, SharePoint y OneDrive resultan ideales para el “modelo nocturno” de teletrabajo; Skype Empresarial es especialmente útil para “el hogareño”; OneNote y el administrador de dispositivos móviles son muy adecuados para el “trabajador móvil”.

Si desea conocer más sobre estos modelos de trabajo y la importancia de Office 365 para el teletrabajo, descargue nuestro ebook:

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Entre las facilidades que ofrece la suite de Microsoft a la hora de hacer teletrabajo, se pueden mencionar:

Visualización y edición de archivos de forma colaborativa y en tiempo real.
Comunicación fluida al editar documentos en la nube.
Conexión permanente mediante mensajería instantánea, videollamadas y mensajes de voz.
Acceso sencillo a los servicios de correo electrónico desde cualquier dispositivo.
Adecuación de sus planes a todo tipo de necesidades: con Office 365 se invierte lo justo por paquetes que responden al contexto de las empresas.

¿Quiere saber más sobre cómo la suite de Microsoft facilita el trabajo a distancia y el esfuerzo en equipo?

Preparamos este artículo para que profundice en el tema:

Teletrabajo y colaboración impulsada por Office 365.

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Office 365 es una suite pensada para fortalecer el trabajo colaborativo en un contexto donde la tecnología es pan diario, tanto en empresas como en instituciones estatales; donde hay migrantes y nativos digitales trabajando por conseguir los mismos objetivos; y donde la optimización del tiempo significa mucho dinero y solo se logra fortaleciendo la productividad y la comunicación entre los colaboradores.

Por eso, en este apartado, ahondaremos en la descripción de algunas herramientas de Office 365 que ayudan a aumentar la productividad y facilitar la comunicación en equipos de cualquier tamaño. También, le compartimos enlaces a algunas notas donde podrá ampliar sus conocimientos sobre la suite de Microsoft.

Productividad

Microsoft Planner

con esta herramienta es sencillo lograr una gestión eficiente de las tareas, optimizando el tiempo y manteniendo un monitoreo constante sobre el avance de los distintos proyectos; es pecialmente útil para que los colaboradores sepan organizar por orden de prioridad sus quehaceres, tanto si trabajan en la oficina, como si laboran desde sus hogares. Lea más sobre esta herramienta aquí: Microsoft Planner: el organizador de proyectos para Office 365

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo
Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

OneDrive

cuando se trata de ahorrar tiempo en la producción, revisión y edición de archivos, OneDrive es la mejor solución de la que puede disponerse. El trabajo colaborativo y la productividad son un hecho con esta herramienta. Los colaboradores pueden disponer de los documentos en cualquier dispositivo y trabajar de forma cooperativa en tiempo real desde cualquier parte del mundo. Conozca más detalles de este software, aquí:¿Qué es OneDrive y cómo mejora la capacidad de almacenamiento de sus documentos?

SharePoint

facilita la creación de sitios adecuados para la compartición de notas, archivos, eventos y otros elementos importante; con todo, esta herramienta potencia el valor de las herramientas de colaboración; facilita la innovación y la consecución del éxito, mediante el intercambio fluido de información; y permite el empoderamiento y la participación de los colaboradores, lo que estimula un ambiente proactivo. En esta nota, le compartimos más información al respecto: ¿Qué es SharePoint y cómo influye en la colaboración interna?

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Comunicación

Correo Office

en los procesos de comunicación tanto interna como externa, el correo Office permite tener cuentas empresariales o corporativas que agregan formalidad e impiden sus mensajes terminen en el spam. Además, el servicio se puede aprovechar desde cualquier dispositivo, cuenta con respaldo y ofrece otras ventajas que le compartimos con más detalle aquí: Correo Office 365: 7 formas para agilizar sus tareas

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo
Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Office Groups

permite que varias personas se coordinen con eficiencia para compartir tareas, archivos y comunicaciones, a fin de cumplir sus objetivos empresariales o institucionales. Su uso resulta esencial para la estructuración, el almacenamiento y la compartición de datos de forma accesible, segura y administrable. Entérese de más leyendo: Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la colaboración empresarial

Yammer

ayuda a establecer procesos de comunicación abierta como si se tratara de otra red social, pero dedicada exclusivamente a los quehaceres de la institución o la empresa. Facilita la discusión y resolución de conflictos a bajo y alto nivel. Influye en la creación de una cultura de diálogo, proactividad y trabajo en equipo. Lea más al respecto aquí: ¿Qué es Yammer?

Beneficios de Office 365 para el trabajo colaborativo

Ofertas de Office 365 en Costa Rica y Panamá

Tanto desde Costa Rica como desde Panamá se pueden adquirir los productos de Microsoft sin intermediarios. Basta con visitar el sitio oficial, elegir el software y el plan deseado, y pagar con tarjeta de crédito. Sin embargo, debe tomar en cuenta que la mayoría de las veces resulta más conveniente adquirir Office 365 a través de una empresa autorizada; le cuento por qué:

Microsoft Partner: una buena opción

Alrededor del mundo, Microsoft posee una serie de socios o partner a los cuales autoriza para distribuir su software. Estas empresas aliadas a la gran compañía de la informática, no se limitan a ofrecer los productos, también ofrecen servicios extra que los complementan.

Es decir, si usted adquirir Office 365 directamente con Microsoft, tendrá:

Acceso a la suite desde cualquier dispositivo
Versiones premium de las herramientas Office
Almacenamiento de OneDrive con seguridad avanzada
Soporte técnico

Pues bien, los mejores partner de Microsoft ofrecen todo esto y más; proporcionan servicios que ayudan a empresas e instituciones a resolver sus necesidades informáticas, con rapidez y calidad.

¿Por qué adquirir Office 365 con Conzultek?

En ese sentido, le recomendamos que considere a Conzultek, una empresa dedicada a brindar soluciones tecnológicas de alta calidad, con los servicios y productos ideales para mejorar la colaboración, la productividad y la ciberseguridad de organizaciones e instituciones.

En 2018, Microsoft nombró a Conzultek partner del año en Costa Rica. Para obtener este reconocimiento, Conzultek fue elegida entre 2 600 empresas de 115 naciones. No es por nada, Conzultek ha ofrecido soluciones innovadoras, adecuadas y funcionales a una gran cantidad de clientes tanto en Costa Rica como en Panamá.

Dicho esto, si usted adquiere Office 365 con Conzultek, además de todos los productos y servicios incluidos en la suite de Microsoft, sin costos adicionales, podrá obtener un plan denominado Office 365+, por tener todas las herramientas de Office 365 + los beneficios de Conzultek

Soporte técnico 24/7
Reportes mensuales sobre la usabilidad de los workload del servicio
Capacitaciones personalizadas y grupales para todos los miembros de su empresa
Asesoría remota para el uso de cada una de las herramientas de Office 365

En Conzultek, se brinda este servicio gracias a que es una de las empresas más competitivas en servicios de TI tanto en Costa Rica como en Panamá. En cuanto a beneficios, Conzultek está prácticamente solo, porque ningún otro partner en Latinoamérica ofrece un servicio más completo. Es así, porque en Conzultek se consideran las verdaderas necesidades de los clientes, cuando adquieren una licencia de Office. La misión principal de Conzultek es aumentar la productividad de forma tangible.

¿Desea conocer más al respecto?

Cuéntenos sus necesidades y le brindaremos las mejores soluciones para que supere sus retos empresariales

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