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La manera de reducir riesgos con un nuevo servicio de tecnología

FUENTE: DMSoluciones

Buscar nuevas personas que trabajen con nuestros proyectos es siempre una tarea importante que conlleva características cardinales, para lo cual se necesita un cuidado especial en cada una de ellas. Aún más, si es el caso de buscar los servicios de otra empresa especializada en Tecnologías de Información.

En la llamada tercerización de servicios, es muy importante que el contrato cuente con ciertas particularidades, como la descripción de los medios, los métodos, los procesos y la estructura que acompañan la oferta de servicios y productos de sistemas de información, del mismo modo que el control de calidad a utilizar.

Como las Tecnologías de Información están creciendo en su importancia empresarial, no cualquiera puede ocupar el puesto.  La tercerización no es sólo una decisión de costo; es una decisión estratégica que tiene considerables implicaciones de control para la gerencia. La calidad de servicio, las garantías de continuidad del servicio, los procedimientos de control, la ventaja competitiva y los conocimientos técnicos son aspectos que necesitan ser parte de la decisión para delegar actividades de las Tecnologías de Información a una empresa especializada.

Escoger el proveedor correcto es de extrema importancia, en particular cuando la tercerización es una estrategia de largo plazo. La compatibilidad de los proveedores en términos de cultura y de personal es un aspecto también importante que no debe ser ignorado.

Al haber mencionado ciertas características a tomar en cuenta a la hora de tomar la decisión de selección, existen algunas maneras de disminuir el riesgo que estas prácticas mantienen, por ejemplo:

  • Establecer  metas y recompensas compartidas y medibles como parte de la sociedad.
  • Usar múltiples proveedores o retener una parte del negocio como incentivo.
  • Realizar revisiones periódicas competitivas y establecer una norma de referencia o tendencia.
  • Implementar contratos de corto plazo.
  • Constituir un equipo interfuncional de administración de contratos.
  • Incluir provisiones contractuales para considerar tantas contingencias como puedan anticiparse razonablemente.

Para poder aplicar esta última forma de disminuir riesgos en la tercerización, algunas disposiciones a tener presentes son:

  • Incorporar expectativas de calidad de servicio, incluyendo uso de modelos de madurez de capacidad o metodologías de ISO.
  • Asegurar que las partes responsables y los requerimientos para los controles sobre la red estén adecuadamente definidos, y que esté establecida cualquier delineación necesaria de estas responsabilidades.
  • Establecer parámetros de desempeño específicos, definidos, que deben ser cumplidos, como por ejemplo, tiempos mínimos de procesamiento para las transacciones o de retención para los contratistas.
  • Proveer disposiciones contractuales para hacer cambios al contrato.
  • Requerir contratos de confidencialidad que protejan a ambas partes.
  • Asegurar que el contrato indemnice a la compañía por daños causados por la organización responsable de los servicios procesados mediante la tercerización.
  • Establecer periodos definidos de garantía y mantenimiento.

Una vez que se ha seleccionado a la empresa que nos proporcionará sus servicios, se debe revisar regularmente el contrato y los niveles de servicio para asegurar que sean apropiados. Esta decisión exige debida atención a la negociación del contrato, el cual debe contar con un buen balance de acuerdos de nivel de servicio para procurar alta calidad y la cooperación futura entre las partes.

DME Soluciones es un buen ejemplo de empresa enfocada en tecnologías de información que se preocupa por este tipo de acuerdos, que mantiene una constante comunicación con sus clientes y que encamina las relaciones laborales de una manera transparente gracias a la entrega de resultados en tiempo y forma, de acuerdo a lo establecido.