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Office 365 groups: las actualizaciones que fortalecen la productividad y colaboración empresarial

 

 

Office 365 ha creado para el mundo empresarial herramientas que aumentan la productividad y sobre todo el espíritu de la colaboración; recientemente, Microsoft, lanzó nuevas funciones para los grupos de Office 365. Esta herramienta coincide a varias personas en un mismo entorno con el objetivo de compartir asignaciones, documentos, archivos o recursos imprescindible para cumplir con labores internas. Esta es la era donde la experiencia de un equipo se une en una sola plataforma y así ahorrar tiempo.

 

 

Usuarios mensuales de Office 365 (en millones):

 

 

Aplicaciones que se ajustan a Office 365 groups  para facilitar la colaboración:

 

Grupos de Office 365 son claves para estructurar, almacenar y compartir información en una manera que sea accesible a diferentes miembros de los equipos a través del soporte seguro y administrable de esta herramienta Microsoft.

 

 

 

¿Cómo es la configuración del servicio de grupos de Office 365?

 

 

El usuario crea un nuevo grupo de colaboración.

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La información y recursos de identidad de los miembros del grupo es creada en el Directorio Activo de Azure.

Se sincronizan las aplicaciones de preferencia junto a los Grupo de Office 365.

 

Mejoras para la administración de grupos en Office 365:

 

Los grupos de Office 365 son abiertos a la colaboración y la interacción entre compañeros, por eso, cualquier integrante de un equipo de su organización puede crear un grupo e instantáneamente compartir información útil a lo interno de la empresa sin necesidad de gastar tiempo adicional en juntas, reuniones o presentaciones de informes.  Ahora, los administradores de departamentos TI accederán a nuevas funciones de administración de Grupos de Office 365 para responder a solicitudes de soporte de esta herramienta, además de obtener datos sobre hábitos de uso, control de directorios y asegurar los datos presentes en el grupo.

 

Después de borrar un grupo de Office 365, se conserva de manera predeterminada durante 30 días, en ese período puede restaurar el grupo y los vínculos con otras aplicaciones de productividad a través de nuevos cmdlets de PowerShell.

office 365 restaurar

Administrar el contenido del grupo a través de los ajustes en las políticas de retención para mantener la información requerida y eliminar aquella que ya no es necesaria. Por eso, los administradores ahora pueden crear sus políticas de retención aplicadas a las conversaciones internas y archivos compartidos en un solo paso, usando el centro de seguridad de Office 365.

office 365 retencion

Con etiquetas, será posible clasificar los correos electrónicos y documentos compartidos en los grupos de Office 365 para el sistema de administración de la empresa y aplicar las reglas de retención de acuerdo a esa clasificación.

 office 365 etiquetados

 

Otras herramientas novedosas para los grupos de Office 365:

 

1.Accesos de invitados:

Los colaboradores y miembros de los equipos en grupos de Office 365 brinda opciones de accesos a personas que están fuera de la organización (partners, clientes, aliados comerciales) en conversaciones, archivos, calendarios.

2.Actualización de distribución de grupos de Office 365:

El Centro de Administración de Exchange tiene una opción para actualizar los grupos de distribución a uno solo en los grupos de Office 365 con tan solo un clic.

3.Clasificación de datos:

El sistema de clasificación de datos en su grupo de Office 365 puede personalizarlo según la conveniencia o los requerimientos internos de información, ejemplo: no clasificado, confidencial o secreto.

4.Políticas de usos:

 La política de usos para los grupos de Office 365 para instruir a los usuarios en mejores prácticas que aporten a la efectividad en la comunicación interna.

5.Suscripción oculta:

 Si prefiere que las membresías o suscripciones de los usuarios sea confidencial (ejemplo información sobre estudiantes), puede ocultar los perfiles de los usuarios de su grupo de Office 365 de otros miembros que no pertenecen a su organización.

 6.Reportes de la actividad en los grupos de Office 365:

 Estos informes incluyen propiedades o configuraciones del grupo, mensajes recibidos y almacenamiento de los buzones grupales que se han guardado. Esta función es clave para rastrear, buscar o consultar el historial de almacenamiento en los archivos del grupo.

¿Qué otras funciones aparecerán en los grupos de Office 365 durante el segundo trimestre del 2017?

 

Pronto estará disponible que elimine automáticamente un grupo de Office 365 y las aplicaciones sincronizadas después un período establecido. Los propietarios de los grupos recibirán una notificación en su cuenta de correo electrónico antes de la fecha de vencimiento, en caso que el grupo esté en uso, podrán extender la fecha de caducidad. Una vez llegue la fecha del fin de plazo del grupo, el grupo se borrarán, sin embargo, puede ser restaurado por un administrador.

Los administradores podrán configurar una lista de palabras principales o genéricas a ser bloqueadas en los nombres de los grupos.

Recuerde que estas y otras funciones están siendo mejoradas para una experiencia del usuario amigable con la productividad, colaboración y usabilidad de las herramientas Office 365. Nuestro partner Microsoft se basa en la retroalimentación de los clientes para incluir optimizaciones en sus servicios.